Regulamin ŚFF 2018
REGULAMIN
Śląskiego Funduszu Filmowego 2018
§ 1
- 1. Celem Śląskiego Funduszu Filmowego zwanego dalej “Funduszem”, jest finansowe wspieranie - na niżej określonych zasadach - produkcji filmowej, związanej z województwem śląskim tematycznie lub poprzez miejsce realizacji.
- 2. Fundusz utworzony jest przy Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w Katowicach, zwanej dalej „Instytucją”, która zarządza Funduszem.
- 3. Środki posiadane przez Fundusz pochodzą z corocznej dotacji z budżetu Województwa Śląskiego oraz wpływów uzyskanych z eksploatacji filmów koprodukowanych w ramach Funduszu.
- 4. W przypadku nieotrzymania dotacji, o której mowa w ust. 3 powyżej Instytucja zastrzega sobie możliwość wstrzymania postępowania konkursowego.
§ 2
- 1. W wyniku rozstrzygniętego postępowania Instytucja Filmowa „Silesia-Film” staje się koproducentem wyłonionych produkcji na następujących warunkach:
a) Instytucja może pokryć do 50% kosztów uczestnictwa w przedsięwzięciu,
b) jedna kopia filmu zostanie przekazana na rzecz Instytucji na nośniku uzgodnionym w umowie,
c) minimum 100% wkładu koprodukcyjnego Instytucji musi zostać wydatkowane na terenie województwa śląskiego,
d) minimum 5% budżetu filmu stanowi wkład własny producenta (finansowy, rzeczowy lub mieszany) pochodzący z innych źródeł niż od podmiotów zaliczanych do sektora finansów publicznych.
- 2. Pozostałe warunki udziału Instytucji w produkcji i eksploatacji filmu oraz zasady organizacji premier zostaną określone w umowie koprodukcyjnej.
§ 3
- 1. Wnioski do Funduszu mogą składać wyłącznie podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie produkcji filmowej.
- 2. Każdy podmiot może złożyć maksymalnie dwa wnioski w jednej edycji Funduszu.
- 3. Wnioski do Funduszu, sporządzone w języku polskim według aktualnego wzoru wraz z obowiązującymi załącznikami, składane są w siedzibie Instytucji, przy ul. Górniczej 5 w Katowicach. Aktualny formularz wniosku udostępniony jest na stronach internetowych: www.silesiafilm.com, www.silesiafilmcommission.pl oraz w siedzibie Instytucji. Formularz wniosku o dofinansowanie produkcji filmu wraz z wykazem obowiązkowych załączników stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
- 4. Scenariusz należy wysłać także w wersji elektronicznej na adres sfc@silesiafilm.com.
- 5. Wnioski w wersji papierowej należy składać najpóźniej w terminie podanym w informacji o naborze wniosków o dofinansowanie. Termin uważa się za zachowany, jeżeli wniosek w wersji papierowej wpłynie do Instytucji przed upływem terminu określonego w informacji o naborze. Wnioski złożone po terminie podanym w informacji o naborze nie będą przyjmowane. Jeżeli w trakcie weryfikacji formalnej wniosku zostanie ustalone, że został złożony z przekroczeniem terminu podanego w informacji o naborze wniosków o dofinansowanie, to w takim przypadku dany wniosek zostanie zwrócony wnioskodawcy.
- 6. Do Funduszu nie mogą być składane wnioski dotyczące filmów, które przed datą aplikowania miały publiczny pokaz lub których produkcja zakończona została na etapie kopii wzorcowej.
- 7. Do Funduszu nie mogą być składane wnioski dotyczące filmów, w których realizacji uczestniczą lub będą uczestniczyli pracownicy Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w następujących zawodach: producent, reżyser, operator obrazu, scenarzysta, kierownik produkcji.
- 8. W przypadku stwierdzenia uchybień formalnych wniosku Instytucja wzywa wnioskodawcę drogą mailową na adres wskazany we wniosku do ich usunięcia w ciągu 7 roboczych dni od daty wysłania informacji. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu uzupełnień w wersji papierowej do Instytucji. W przypadku wnioskodawców, których siedziba znajduje się poza granicami Polski, termin ten wynosi 14 dni. Nieusunięcie uchybień w terminie lub niepełne uzupełnienie wniosku powoduje jego odrzucenie. W takim przypadku dany wniosek zostanie zwrócony wnioskodawcy.
- 9. Bez wzywania do uzupełnienia braków formalnych odrzucone zostają wnioski nie spełniające następujących wymogów:
a) Brak powiązania produkcji z województwem śląskim tematycznie lub poprzez miejsce realizacji.
b) Brak załączonego scenariusza i/lub umowy potwierdzającej nabycie praw do scenariusza.
c) Złożenie wniosku przez inny podmiot niż określony w §3 ust. 1 niniejszego regulaminu.
- 10. Wniosek, który spełnia wymogi formalne Instytucja przekazuje do oceny eksperckiej.
- 11. Rozpatrzenie wniosków następuje w ciągu 100 dni od daty, w której upływa termin ich składania.
§ 4
- 1.W ocenie projektów brane są pod uwagę m.in. następujące kryteria:
a) powiązanie produkcji z województwem śląskim tematycznie i poprzez miejsce realizacji, w tym ilość dni zdjęciowych w regionie,
b) walory artystyczne projektu,
c) spodziewany efekt ekonomiczny realizacji,
d) założenia dotyczące dystrybucji filmu,
e) wysokość kwoty wydatkowanej w województwie śląskim,
f) doświadczenie producenta i reżysera, a w przypadku debiutantów zaangażowanie w produkcję doświadczonych koproducentów i twórców.
- 2. Projekty filmów oceniane są przez grupę ekspertów, osobną dla każdego rodzaju filmowego.
- 3. Eksperci Funduszu pracują za wynagrodzeniem. Środki na wynagrodzenia ekspertów pochodzą z budżetu Funduszu.
- 4. W ocenie projektu nie mogą brać udziału osoby, które w jakikolwiek sposób uczestniczą w ocenianym projekcie lub są z nim związane. Eksperci podpisują stosowne oświadczenie.
- 5. Eksperci uczestniczą w posiedzeniu Komisji ŚFF. Instytucja ma prawo do przeprowadzania posiedzeń Komisji drogą telekonferencji.
- 6. Instytucja może zwrócić się do Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej lub innych Regionalnych Funduszy Filmowych z prośbą o konsultację i dodatkową ekspertyzę wniosków i rozliczeń.
§ 5
- 1. W skład Komisji Śląskiego Funduszu Filmowego wchodzą:
a) Dyrektor Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w Katowicach
b) Zastępca dyrektora Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w Katowicach
c) Przedstawiciel radnych Sejmiku Województwa Śląskiego
- 2. Procedurę prac Komisji określa odrębny regulamin.
- 3. Komisja ustala listę wnioskodawców zapraszanych do negocjacji oraz proponowaną wysokość wkładu koproducenckiego, biorąc pod uwagę opinię ekspertów oraz dostępne środki finansowe.
- 4. Komisja ustala listę rezerwową wnioskodawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji w przypadku, gdy którykolwiek z wnioskodawców, o których mowa w ust. 3 powyżej, nie zawrze umowy w terminie określonym w § 8 ust. 1.
- 5. Wnioskodawcom, o których mowa w ust. 4 powyżej, którzy nie zawarli umowy w terminie określonym w § 8 ust. 1. decyzją Komisji może zostać udzielona promesa zawierająca przyrzeczenie partycypowania w kosztach produkcji filmu do wysokości zaproponowanego wcześniej wkładu koprodukcyjnego.
§ 6
- 1. Projekt, który nie uzyskał wsparcia finansowego w danej edycji naboru wniosków, może być składany do Funduszu w dwóch kolejnych, następujących po sobie, edycjach.
- 2. Projekt który otrzymał wsparcie finansowe w kwocie niższej niż wnioskowana, może zostać dofinansowany ponownie w kolejnej edycji Funduszu.
- 3. Instytucja może odstąpić od podpisania umowy koprodukcyjnej w przypadku, gdy założenia projektu, któremu został przyznany wkład koprodukcyjny uległy zmianom .
§ 7
- 1. Listę wnioskodawców zaproszonych do negocjacji Instytucja umieszcza na stronach internetowych: www.silesiafilm.com oraz www.silesiafilmcommission.pl.
- 2. Instytucja zawiadamia zaproszonych do negocjacji wnioskodawców listownie lub za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany we wniosku.
- 3. Pisemne uzasadnienia Komisji ŚFF dotyczące przyznania dofinansowania lub jego odmowy poszczególnym projektom, udostępniane są ich producentom po uprzednim pisemnym wniosku i po uzgodnieniu terminu.
§ 8
- 1. Instytucja przygotowuje projekt umowy o koprodukcji oraz ustala z wnioskodawcą termin jej podpisania, nie później niż 60 dni od daty ogłoszenia listy podmiotów zaproszonych do negocjacji.
- 2. Podpisana przez obie strony umowa przekazywana jest do realizacji.
- 3. Środki finansowe, przyznane na koprodukcję, przekazywane są przelewem na konto podane w umowie w następujących ratach i terminach:
a) pierwsza rata na podstawie faktury wystawionej przez producenta, płatnej w terminie do 30 dni od daty jej otrzymania przez Instytucję,
b) druga rata po złożeniu przez producenta raportu z realizacji filmu i zaakceptowaniu go przez Instytucję, na podstawie faktury płatnej w terminie do 30 dni od daty jej otrzymania.
- 4. Po wydatkowaniu środków finansowych przyznanych przez Fundusz wnioskodawca przedkłada Instytucji raport, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu, w którym przedstawia rozliczenie poniesionych wydatków.
Do raportu dołącza się potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie rachunków i faktur, wraz z dowodami zapłaty oraz zawartymi do nich umowami, dokumentujących wydatkowanie kwoty otrzymanej ze środków Funduszu. Dokumenty te powinny w opisie zawierać następującą informację: „Wydatek w kwocie … został sfinansowany ze środków Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w ramach Śląskiego Funduszu Filmowego przyznanych w … roku”.
- 5. Po zakończeniu produkcji wnioskodawca przedstawia powykonawcze zestawienie wydatków.
- 6. Nierozliczenie przyznanej i przekazanej kwoty w terminie określonym w umowie skutkuje obowiązkiem zwrotu przekazanych środków wraz z odsetkami ustawowymi od zobowiązań podatkowych.
- 7. Szczegółowe warunki koprodukcji ustalane są w umowie koprodukcyjnej. Podstawowe obowiązkowe zapisy umowy koprodukcyjnej zawarte są w istotnych warunkach umowy koprodukcyjnej, stanowiących załącznik nr 3 do Regulaminu.
§ 9
- 1. Instytucja zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli dokumentów, na podstawie których wydatkowano środki z Funduszu. Kontrola ta może odbyć się w okresie do 5 lat od daty przedstawienia powykonawczego zestawienia wydatków
o którym mowa w § 8 ust.5. - 2. Ze środków uzyskanych z Funduszu mogą być pokrywane wyłącznie wydatki kwalifikowane.
- 3. Wydatkami kwalifikowanymi w ramach realizacji produkcji filmowej są wydatki, które zostały faktycznie poniesione przez wnioskodawcę i spełniają następujące kryteria:
a) są celowe - zostały poniesione w związku z produkcją filmu, na którego realizację zostało przyznane dofinansowanie; są niezbędne do realizacji zadania, bezpośrednio związane z harmonogramem realizacji,
b) są uwzględnione w kosztorysie (budżecie) załączonym do umowy,
c) są wynikiem racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
d) zostały poniesione w okresie od 01.01.2018 r. do dnia określonego w umowie,
e) są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania w ewidencji finansowej wnioskodawcy,
f) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa,
g) dotyczą usług wykonanych lub towarów dostarczonych (nie podlegają rozliczeniu płatności zaliczkowej).
- 4. Ze środków Funduszu można pokryć wyłącznie wymienione niżej wydatki:
a) Honoraria, za wyjątkiem:
- wynagrodzeń przysługujących z tytułu wszelkich funkcji pełnionych przez wnioskodawcę, który prowadzi działalność gospodarczą jako osoba fizyczna (zarejestrowana w ewidencji działalności gospodarczej)
- zaliczek na honoraria
- stałych wynagrodzeń etatowych pracowników wnioskodawcy,
b) Wydatki na prowadzenie księgowości i doradztwa prawnego związanego z realizacją danego filmu, jeżeli czynność ta zostanie wyraźnie określona na rachunku lub fakturze,
c) Wydatki na zakup środków inscenizacyjnych (scenografia, kostiumy), pod warunkiem wcześniejszego ustalenia z Instytucją zasad administrowania przez Producenta tymi środkami oraz postępowania z nimi po zakończeniu produkcji,
d) Wydatki na transport, tylko na podstawie rachunków i faktur wystawionych przez firmy zewnętrzne, wykazane jako usługi obce za wyjątkiem transportu osób (taxi, PKP, komunikacja miejska itp.),
e) Wydatki na posiłki profilaktyczne na planie zdjęciowym, zgodnie z przepisami BHP,
f) Wydatki dot. czynności notarialnych i opłat skarbowych, jeżeli są bezpośrednio związane z produkcją filmu i konieczne do jego realizacji,
g) Podatek VAT, gdy jest poniesiony przez wnioskodawcę, któremu nie przysługuje prawo do odliczenia tego podatku (nie jest płatnikiem podatku VAT),
h) Wydatki dot. usług obcych i materiałów, nie wymienionych powyżej, związanych bezpośrednio z produkcją danego filmu i udokumentowanych fakturami i rachunkami uwzględniającymi rodzaj usługi,
i) Podatki od umów cywilno-prawnych odprowadzonych w terminie wskazanym w umowie na poniesione wydatki.
- 5. Dokumenty, na podstawie których następuje rozliczenie produkcji wspartej przez Fundusz, powinny zawierać:
a) opis uzasadniający celowość wydatku,
b) czytelny podpis osoby odpowiedzialnej merytorycznie za poniesiony wydatek,
c) klauzulę, o treści: „Wydatki w kwocie …… zostały sfinansowane ze środków Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w ramach Śląskiego Funduszu Filmowego przyznanych w ….. roku” z podpisem osoby odpowiedzialnej za rozliczenie finansowe,
d) dowodem księgowym są faktury i rachunki, umowy cywilno prawne wraz z rachunkami.
- 6. Nie dopuszcza się rozliczania wydatków na podstawie paragonów czy też oświadczeń o poniesionych wydatkach.
- 7. Dokumenty księgowe sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski.
- 8. Ze środków pozyskanych z Funduszu nie można pokrywać wydatków nieudokumentowanych, niewłaściwie udokumentowanych bądź też nie związanych bezpośrednio z projektem, nadmiernych i nieracjonalnych.
- 9. Ze środków pozyskanych z Funduszu nie można również pokrywać wydatków zakupu środków trwałych i wyposażenia biurowego, wydatków prac wstępnych (developmentu), kosztów amortyzacji, wydatków poniesionych na wykonanie kopii pokazowych w ilości powyżej 1 sztuki, wydatków poniesionych na promocję oraz wszelkich wydatków związanych z podróżami służbowymi (transport osób, hotele, diety itp.).
- 10. Nie dopuszcza się rozliczania dokumentów zbiorczych wnioskodawcy, których nie można jednoznacznie powiązać z daną produkcją (np. ogólna faktura za prąd, wodę, telefony, stałe wynagrodzenie etatowych pracowników wnioskodawcy itp.).
§ 10
Wnioskodawca zobowiązany jest zamieścić w materiałach promocyjnych oraz w czołówce
i napisach końcowych filmu informację o udziale Instytucji oraz Śląskiego Funduszu Filmowego w produkcji, według wzoru zamieszczonego w umowie.
§ 11
Złożenie wniosku do Funduszu jest równoznaczne z przyjęciem zasad niniejszego Regulaminu.