Regulamin ŚFF 2010

REGULAMIN
Śląskiego Funduszu Filmowego 2010

§ 1

1. Celem Śląskiego Funduszu Filmowego zwanego dalej “Konkursem”, jest finansowe wspieranie - na niżej określonych zasadach - produkcji filmowej, związanej z województwem śląskim tematycznie, poprzez twórców lub miejsce realizacji.

2. Wnioski do Konkursu mogą składać podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie produkcji filmowej.

§ 2

1. W wyniku rozstrzygniętego konkursu Instytucja Filmowa „Silesia-Film”, zwana dalej Instytucją, staje się koproducentem wyłonionych produkcji na następujących warunkach:
a) Instytucja może pokryć do 50% kosztów uczestnictwa w przedsięwzięciu,
b) jedna kopia filmu zostanie przekazana na rzecz Instytucji na nośniku uzgodnionym w umowie.

2. Udział Instytucji w dystrybucji i redystrybucji filmu oraz zasady zorganizowania
premiery krajowej i regionalnej zostaną określone w umowie koprodukcyjnej.

§ 3

1. Wnioski do Konkursu, sporządzone według aktualnego wzoru wraz z obowiązującymi załącznikami, składane są w siedzibie Instytucji, przy ul. Górniczej 5 w Katowicach. Aktualny formularz wniosku udostępniony jest na stronie internetowej Instytucji: www.silesiafilm.com.pl oraz w jej siedzibie. Formularz wniosku o dofinansowanie produkcji filmu stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

2. Wnioski wymienione w punkcie 1 należy składać najpóźniej w terminie podanym w informacji o konkursie.

3. Na jedną sesję wnioskodawca może złożyć tylko jeden wniosek.

4. Do Konkursu nie mogą być składane wnioski dotyczące filmów, które przed datą aplikowania miały publiczny pokaz lub, których produkcja zakończona została na etapie kopii wzorcowej.

5. Do Konkursu nie mogą być składane wnioski dotyczące filmów, w których realizacji uczestniczą lub będą uczestniczyli pracownicy Instytucji Filmowej „Silesia-Film” w następujących zawodach: producent, reżyser, operator obrazu, scenarzysta, kierownik produkcji.

6. Do Konkursu nie mogą być składane wnioski dotyczące filmów, w których realizacji uczestniczy Instytucja Filmowa „Silesia-Film”.

7. Oceny formalnej zgłoszonych wniosków dokonuje Zespół powołany przez Dyrektora Instytucji spośród jej pracowników.

8. W przypadku stwierdzenia uchybień formalnych Zespół wzywa wnioskodawcę do ich usunięcia w ciągu 7 dni. Nieusunięcie uchybień w terminie powoduje odrzucenie wniosku.

9. Wniosek, który spełnia wymogi formalne Zespół przekazuje ekspertom do oceny merytorycznej.

10. Rozpatrzenie wniosków następuje w ciągu 90 dni od daty upływu terminu ich składania.

§ 4

1. W ocenie projektów eksperci biorą pod uwagę następujące kryteria:
a) powiązanie produkcji z województwem śląskim – tematycznie, poprzez twórców lub miejsce realizacji,
b) wysokie walory artystyczne, poznawcze, humanistyczne i etyczne, w tym: precyzja konstrukcji dramaturgicznej, głębia psychologiczna postaci, jakość dialogów, odkrywczość, oryginalność tematu,
c) wzbogacenie europejskiej różnorodności kulturalnej,
d) dotychczasowy dorobek producenta i reżysera, w tym rezultaty artystyczne i ekonomiczne poprzednich produkcji,
e) warunki ekonomiczno – finansowe realizacji,
f) spodziewany efekt ekonomiczny realizacji,
g) wysokość kwoty wydatkowanej w województwie śląskim.
Kompletną listę kryteriów zawiera Karta oceny projektu stanowiąca załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

2. Projekt filmu fabularnego oceniany jest przez 3 ekspertów, pozostałe projekty filmowe - przez 2 ekspertów.

3. Eksperci konkursu pracują za wynagrodzeniem. Decyzję o wysokości wynagrodzenia za ocenę wniosku podejmuje Komisja konkursowa na wniosek Instytucji. Środki na wynagrodzenia ekspertów pochodzą z budżetu Konkursu.

4. W ocenie projektu nie mogą brać udziału osoby, które w jakikolwiek sposób uczestniczą w ocenianym projekcie lub są z nim związane. Przed rozpoczęciem oceny projektów eksperci podpisują stosowne oświadczenie.

5. Ekspert ocenia projekt pisemnie, wypełniając kartę oceny projektu. Uwagi na temat projektu, w tym w szczególności propozycje zmian i koniecznych poprawek, ekspert zgłasza na osobnym załączniku. Formularz karty oceny projektu stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu. Ekspert może zastrzec anonimowość swoich ocen.

6. Projekty, które uzyskały od ekspertów minimum 60 punktów brane są pod uwagę przez Komisję konkursową podczas rozstrzygania konkursu.

7. Ekspert może przyznać dodatkowe punkty dla projektu, który otrzymał 60 lub więcej punktów i wpisać je w formularzu karty oceny wraz z uzasadnieniem.

8. Wypełnione karty oceny ekspert przekazuje Zespołowi, w terminie 21 dni od dnia otrzymania karty oceny do wypełnienia.

9. Liczba punktów uzyskana przez dany projekt to średnia arytmetyczna punktów przyznanych przez poszczególnych ekspertów.

10. Na podstawie otrzymanych kart ocen Zespół sporządza listę projektów, uwzględniając średnią liczbę punktów dla każdego z nich. Formularz listy projektów stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu.

11. Zespół może zwrócić się do Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej z prośbą o konsultację oraz dodatkową ekspertyzę wniosków i rozliczeń.

§ 5

1. Wniosek oceniony formalnie i merytorycznie wraz z rekomendacjami ekspertów przedkładany jest Komisji konkursowej w celu rozstrzygnięcia Konkursu i ustalenia kwoty wsparcia finansowego przyznanego wybranym projektom.

2. W skład Komisji konkursowej wchodzą:
a) cztery osoby wskazane przez Radę Programową spośród jej członków, w tym przedstawiciel radnych Sejmiku Województwa Śląskiego,
b) Dyrektor Instytucji.

3. Pierwsze posiedzenie Komisji konkursowej zwołuje Dyrektor Instytucji.

4. Komisja konkursowa wybiera spośród siebie przewodniczącego i wiceprzewodniczącego Komisji.

5. Komisja konkursowa podejmuje decyzje w obecności ponad połowy jej składu, w tym przewodniczącego lub wiceprzewodniczącego, w głosowaniu jawnym. W przypadku równej liczby głosów „za” i „przeciw”, decyduje głos przewodniczącego, a w razie jego nieobecności – wiceprzewodniczącego.

6. Komisja konkursowa podejmuje decyzję o wysokości wkładu koproducenckiego, biorąc pod uwagę oceny ekspertów oraz dostępne środki finansowe.

7. Z prac Komisji konkursowej sporządzany jest protokół, który wraz z dokumentacją źródłową jest przechowywany w Instytucji.

8. W pracach Komisji konkursowej nie mogą brać udziału osoby, które w jakikolwiek sposób uczestniczą w ocenianym projekcie lub są z nim związane. Przed podjęciem decyzji o współudziale w realizacji projektu i wysokości dofinansowania członkowie Komisji konkursowej podpisują stosowne oświadczenie.

9. Obsługę prac Komisji konkursowej zapewnia Instytucja.

§ 6

1. Projekt, któremu eksperci przyznali 60 lub więcej punktów, ale nie uzyskał wsparcia finansowego w danym konkursie, może być decyzją Komisji konkursowej zakwalifikowany do rozpatrzenia w dwóch kolejnych, następujących po sobie, konkursach.

2. Projekt, któremu eksperci przyznali mniej niż 60 punktów nie może być składany w kolejnych konkursach.

§ 7

1. Ostateczne wyniki konkursu Instytucja umieszcza na swojej stronie internetowej w terminie do 7 dni od daty jego rozstrzygnięcia.

2. Instytucja zawiadamia wnioskodawców o rozstrzygnięciu konkursu listownie lub za pomocą poczty elektronicznej.

3. Szczegółowe oceny projektów udostępniane są wnioskodawcom w siedzibie Instytucji po uprzednim pisemnym uzgodnieniu terminu.

§ 8

1. Zespół przygotowuje projekt umowy o koprodukcji oraz ustala z wnioskodawcą termin jej podpisania, nie później niż 60 dni od daty ogłoszenia wyników Konkursu.

2. Podpisana przez obie strony umowa przekazywana jest do realizacji.

3. Środki finansowe, przyznane na koprodukcję, przekazywane są przelewem na konto podane w umowie.

4. Po wydatkowaniu środków finansowych przyznanych przez Śląski Fundusz Filmowy wnioskodawca przedkłada Instytucji raport, w którym przedstawia rozliczenieponiesionych kosztów. Do raportu dołącza się potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie rachunków i faktur dokumentujących wydatkowanie kwoty otrzymanej ze Śląskiego Funduszu Filmowego. Dokumenty te powinny w opisie zawierać następującą informację: „Koszty w kwocie … zostały sfinansowane ze środków Śląskiego Funduszu Filmowego przyznanych w … roku”. Po zakończeniu produkcji wnioskodawca przedstawia kosztorys powykonawczy.

5. Nierozliczenie przyznanej i przekazanej kwoty w terminie określonym w umowie skutkuje obowiązkiem zwrotu przekazanych środków wraz z ustawowymi odsetkami.

6. Szczegółowe warunki koprodukcji ustalane są w umowie koprodukcyjnej.

§ 9

1. Instytucja zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli dokumentów, na podstawie których wydatkowano środki z Konkursu. Kontrola ta może odbyć się w okresie do 5 lat od daty rozliczenia wniosku.

2. Ze środków uzyskanych w ramach Konkursu mogą być pokrywane wyłącznie koszty kwalifikowane.

3. Kosztami kwalifikowanymi w ramach realizacji produkcji filmowej są koszty, które zostały faktycznie poniesione przez wnioskodawcę i spełniają następujące kryteria:
a. są celowe - zostały poniesione w związku z produkcją filmu, na którego realizację zostało przyznane dofinansowanie; są niezbędne do realizacji zadania, bezpośrednio związane z harmonogramem realizacji,
b. są uwzględnione w kosztorysie (budżecie) załączonym do umowy,
c. są wynikiem racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
d. zostały poniesione w okresie realizacji zadania, jednak nie później niż w terminie określonym w umowie,
e. są rzetelnie udokumentowane i możliwe do zweryfikowania w ewidencji finansowej wnioskodawcy,
f. są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

4. Ze środków Śląskiego Funduszu Filmowego można pokryć następujące koszty:
a. honoraria za pracę przy produkcji (umowy cywilno prawne),
b. koszty prowadzenia księgowości związanej wyłącznie z realizacją produkcji wspartej przez Śląski Fundusz Filmowy, jeŜeli czynność ta zostanie wyraźnie określona w rachunku lub fakturze,
c. koszty przejazdu i zakwaterowania udokumentowane wyłącznie fakturami i biletami; w przypadku podróży lotniczych, pokrywa się z dofinansowania tylko koszt biletów w klasie ekonomicznej,
d. koszty posiłków profilaktycznych, gdy dotyczą osób pracujących na planie zdjęciowym filmu w dniach zdjęć; w opisie merytorycznym należy podać wykaz osób korzystających z posiłków profilaktycznych oraz zamieścić klauzulę „posiłki zgodnie z art. 232 kodeksu pracy”,
e. opłaty za czynności notarialne, jeżeli są bezpośrednio związane z produkcją wspartą przez Śląski Fundusz Filmowy oraz są konieczne dla jego realizacji,
f. koszty zakupu paliwa do samochodów służbowych wykorzystywanych do realizacji produkcji wspartej przez Śląski Fundusz Filmowy, z podaniem na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu,
w przypadku gdy samochód jest środkiem trwałym wnioskodawcy koszty paliwa mogą być zwracane z dofinansowania na podstawie faktur za zakup paliwa z uwidocznionym numerem rejestracyjnym samochodu. Faktura musi zawierać opis merytoryczny (użytkownik, opis trasy tj. skąd-dokąd, cel przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, datę przejazdu), w przypadku gdy samochód jest prywatną własnością wnioskodawcy, koszty zakupu paliwa mogą być zwracane z dofinansowania na podstawie faktury wystawionej na właściciela samochodu; faktura musi zawierać numer rejestracyjny samochodu, wysokość kwoty ma wynikać z obowiązującej stawki za 1 kilometr przebiegu, właściwy dla danego typu pojazdu tzw. „kilometrówki” i z opisu merytorycznego (opis trasy tj. skąddokąd, cel przejazdu, liczbę przejechanych kilometrów, datę przejazdu).
(Uwaga ze środków Śląskiego Funduszu Filmowego można pokryć wyłącznie koszty podróży i hotelu. Diety nie należą do kosztów kwalifikowanych, nie można ich rozliczać.)

5. Dokumenty, na podstawie których następuje rozliczenie produkcji wspartej przez Śląski Fundusz Filmowy, powinny zawierać:
a. opis uzasadniający celowość wydatku,
b. czytelny podpis osoby odpowiedzialnej merytorycznie za poniesiony wydatek,
c. klauzulę, o treści: „Koszty w kwocie …… zostały sfinansowane ze środków Śląskiego Funduszu Filmowego przyznanych w ….. roku” z podpisem osoby odpowiedzialnej za rozliczenie finansowe,
d. dowodem księgowym są faktury i rachunki, umowy cywilno prawne wraz z rachunkami, polecenie wyjazdu służbowego.

6. Nie dopuszcza się rozliczania wydatków na podstawie paragonów.

7. Ze środków uzyskanych w ramach Konkursu nie można pokrywać wydatków nieudokumentowanych, niewłaściwie udokumentowanych bądź też nie związanych bezpośrednio z projektem, nadmiernych i nieracjonalnych.

§ 10

Wnioskodawca zobowiązany jest zamieścić w materiałach promocyjnych oraz w czołówce lub napisach końcowych filmu informację o udziale Instytucji w produkcji, według wzoru zamieszczonego w umowie.

§ 11

Złożenie wniosku do Śląskiego Funduszu Filmowego jest równoznaczne z przyjęciem zasad niniejszego Regulaminu.